MEDICINA NUCLEAR DIAGNOSTICA S.A.S con domicilio en la ciudad de Villavicencio, ubicada en la Carrera 36 No 35-53 Barrio Barzal, con teléfono 6724507, acorde con la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, como responsable y encargado del tratamiento y custodia de datos personales, informa sus políticas de tratamiento de la información recolectada y los mecanismos adoptados para su protección que durante varios años de trayectoria Medicina Nuclear Diagnóstica ha conservado y utilizado información de personas para el desarrollo de su objeto social.
En la actualidad se desea continuar con el tratamiento y la recolección a futuro de la información para los fines ya expresados, y para ello requiere autorización de los titulares que suministren información para sus bases de datos; es por esto que dispone de una política y compromiso, que le dará como Institución al tratamiento de los datos personales, la cual pone a disposición a partir del día 26 de julio de 2013. En consecuencia, el objetivo de esta política es definir los lineamientos necesarios para la protección de datos personales contenidos en las diferentes bases de datos de la IPS de modo que reciban el tratamiento conforme a las disposiciones normativas.
DISPOSICIONES NORMATIVAS
De conformidad con lo establecido por la legislación vigente en materia de Habeas Data, específicamente la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Medicina Nuclear Diagnóstica informa sus políticas de tratamiento de la información recolectada y los mecanismos adoptados para su protección.
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tengan datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 17 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
De conformidad con la ley 1273 de 2009 incurre en el delito de violación de datos personales quien «sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes».
Los artículos 47 y 48 de la Constitución Política establecen la salud y el acceso al sistema de seguridad social como un servicio público a cargo del Estado y señalan que el Estado garantiza a todas las personas el acceso a los servicios de promoción, protección y recuperación de la salud.
Los empleados de las entidades promotoras de salud y demás empresas dedicadas a la prestación de servicios de salud tienen el deber de guardar reserva y discreción sobre los datos de sus pacientes o sobre aquellos relacionados con la situación propia de los mismos, que llegaren a conocer en desarrollo de sus actividades.
Así mismo existe el deber legal de mantener bajo reserva la historia clínica del paciente. Todo lo anterior de acuerdo con lo establecido en la ley 23 de 1981, la Resolución 1995 de 1999 y las bases de datos del sistema general de seguridad social regulado por Resolución 1344 de 2012, decreto reglamentario 3380 de 1981, decreto 1570 de 1993.
RESPONSABILIDADES
Toda persona que tenga acceso a consular y realizar cualquier tipo de tratamiento en bases de datos que tenga la IPS Medicina Nuclear, es responsable a título personal, por lo cual debe dar cumplimiento a las presentes políticas.
DEFINICIONES
Para efectos de esta política se tendrán en cuenta las definiciones dispuestas por la Ley 1581 de 2012 y por el Decreto 1377 de 2013:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
El Registro Nacional de Bases de Datos: es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- ESQUEMAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION
MEDICINA NUCLEAR está comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus usuarios, empleados, accionistas, contratistas, proveedores, prestadores y terceros en general. Por eso adopta el siguiente manual de políticas y procedimientos de tratamiento de Información, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información siendo de obligatorio y estricto cumplimiento para MEDICINA NUCLEAR en calidad de responsable, así como todos los terceros que obran en nombre de la misma o que sin actuar en nombre de MEDICINA NUCLEAR tratan datos personales por disposición de ésta como encargados.
Tanto el responsable como los encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/ o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, deberán guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.
Medicina Nuclear Diagnóstica cuenta con una infraestructura administrativa para asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones y consultas quejas y reclamos relativos a la protección de datos, con el fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal, así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
De la misma manera contamos con canales para la validación para la autenticación de sus usuarios donde pueden conocer, actualizar, rectificar y suprimir información tales como:Central de llamadas: previa verificación de la información general del usuario que permita la verificación de su identidad.
Oficinas/ sedes: atención personalizada previa presentación del documento de identidad original.
Los canales anteriores cuentan con personal capacitado para el desempeño de sus funciones e igualmente con los sistemas de control necesarios para que las novedades de información del personal que los usuarios soliciten queden documentadas y puedan ser objeto de trazabilidad.
Sólo se enviarán los datos personales a las siguientes personas:Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales.
A las persona autorizadas por el titular del dato.
A las personas autorizadas por orden judicial o legal.
En este último caso, de conformidad con el pronunciamiento de la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:
En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
En segundo lugar, con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la ley 1581 de 2012 como responsable de tratamiento.
La entidad administrativa receptora de cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley o por el titular del dato.
DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION
MEDICINA NUCLEAR se compromete a respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:Conocer, actualizar y rectificar los datos personales, para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular del dato.
Obtener copia de la autorización otorgada por éstos en calidad de titulares de los datos.
Conocer el uso que Medicina Nuclear ha dado a los datos personales del titular.
Consultar sus datos personales y hacer reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de sus datos personales siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.
Supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de Medicina Nuclear se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La información deberá ser de fácil lectura y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en las bases de datos o archivos de Medicina Nuclear.
En ningún caso el titular del dato podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.
Cuando Medicina Nuclear Diagnóstica recolecte datos personales sensibles, el titular tiene la facultad de responder las preguntas que versen sobre este tipo de datos.
Medicina Nuclear podrá recabar y tratar datos sensibles relacionados con el estado de salud del titular, antecedentes e historial clínico, información sobre estilo de vida y otros datos sensibles necesarios o convenientes para la prestación del servicio.
Los datos personales sensibles serán mantenidos y tratados con estricta seguridad y confidencialidad para los fines relacionados con la prestación del servicio de salud, conforme a la legislación y reglamentación aplicable, entre otras la Ley 23 de 1981, Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud y demás normas que lo modifiquen, complementen o adicionen. Los demás datos sensibles serán protegidos mediante los mecanismos tecnológicos que disponga Medicina Nuclear.
Medicina Nuclear en cumplimiento de las normas sobre Protección de Datos Personales, señala el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información.
5.1 DEBERES DE MEDICINA NUCLEARSolicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia o grabación de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar de manera clara y suficiente a los usuarios sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Garantizar al usuario, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
Informar a solicitud del usuario sobre el uso dado a sus datos personales.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la presente política.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar la información cuando sea necesario o Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales que está autorizado a suministrar a terceros.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado.
Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular.
Si Medicina Nuclear realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:
Verificar que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar a la Medicina Nuclear los datos personales que tratará como Encargado.
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
- PROCEDIMIENTO
Los titulares de datos o sus representantes podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de Medicina Nuclear. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
En aras de facilitar a sus usuarios el acceso a su propia información, Medicina Nuclear ha establecido canales para realizar consultas y novedades tales como:
- Consulta y actualización de datos personales.
- Solicitud, consulta y/o modificación de citas médicas.
- Consulta de resultados de exámenes.
- Consulta de facturas
- Realización de pagos
- Consulta de estado de cartera.
Dichos canales son:
- Central de Llamadas: previa verificación de la identidad del titular con los datos que reposan en ese momento en las bases de datos corporativas.
- Oficinas/Sedes: Atención personalizada previa presentación del documento de identidad original a través de los funcionarios de Atención al Usuario y Asesoría Integral.
En caso de consultas adicionales, o que se considere que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes en la protección de los datos, el titular o su representante podrán presentar un reclamo ante la Medicina Nuclear.
6.1 Tratamiento especial de ciertos datos personales
Medicina Nuclear accede a la información sensible del usuario para garantizar su derecho a la salud.
Frente a esta información se identifican los datos sensibles y los datos de los niños, niñas y adolescentes (menores) que eventualmente recolecten o almacenen y sobre estos:
Garantiza el especial cuidado y responsabilidad reforzada en el tratamiento de estos datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes de protección.
Cuenta con altos niveles de seguridad de esa información.
Ha implementado restricciones de acceso y uso a esta información.
Los datos sensibles relacionados con el estado de salud del usuario se consideran parte de la Historia Clínica y son manejados bajo la reserva legal y por la ley de ética médica.
Medicina Nuclear cuenta con normas y procedimientos que garantizan que solamente personal altamente calificado e idóneo manejen las bases de datos sensibles cumpliendo con los protocolos médicos para el manejo de esta información.
Cámaras de seguridad
Medicina Nuclear utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas.
Medicina Nuclear informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia.
La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en éstas. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables.
Las imágenes sólo serán tratadas cuando sean adecuadas, pertinentes y no excesivas en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, legítimas y explícitas, que hayan justificado la instalación de las cámaras o videocámaras
En cualquier caso el uso de sistemas de video vigilancia será respetuoso protegiendo el derecho a la intimidad personal.
Las imágenes serán conservadas por el tiempo necesario de acuerdo a la finalidad para la que se recolectan.
CONSULTAS
Los titulares de los datos personales o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de Medicina Nuclear, el cual suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
La consulta podrá ser formulada a través de los diferentes medios físicos o electrónicos habilitados para ello, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.
La consulta será atendida de conformidad con el término establecido en la ley, contados a partir de la fecha de recibo de la misma en las instalaciones de Medicina Nuclear cuando se trate de un medio físico o en el correo asistentegerencia.mnuclear@gmail.com cuando sea través de un medio electrónico. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
RECLAMOS
El titular de los datos personales o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante Medicina Nuclear el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Medicina Nuclear, ya sea por medio físico o electrónico con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9. TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La permanencia de los datos personales recolectados por Medicina Nuclear Diagnóstica S.A.S estará determinada por la finalidad del tratamiento para los que estos hayan sido recogidos. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento, procederá a la supresión de los datos personales recolectados.
No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
La presente Política de Protección de Datos Personales rige a partir del 26 de julio de 2013 y deja sin efecto alguno cualquier documento anterior que buscara regular el tema en el interior de Medicina Nuclear Diagnóstica S.A.S.
